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29.11.2019

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Rechnungswesen: digital statt analog bringt viele Vorteile

Viele Unternehmen quälen sich noch mit veralteten Abläufen in der Buchhaltung herum.

Der Ablauf ist dort üblicherweise so: Es wird darauf bestanden, dass alle Rechnungen in Papierform eingehen. Diese werden umständlich in Ordnern abgeheftet und dann entweder im Unternehmen verbucht, oder der Ordner wandert einmal im Monat zum Steuerberater. Nach der altmodischen Methode müssen auch die Kontoauszüge in Papierform irgendwo abgeheftet und in die Buchhaltung eingetippt werden.

Nachteile der analogen Buchhaltungswelt: All das kostet Lagerplatz und man muss ständig neue Ordner kaufen. Am allerschlimmsten: viel zu hohe Personalkosten.

Stellen Sie doch um auf digital: Weisen Sie Ihre Lieferanten an, Ihnen Rechnungen als PDF-Dokument zu schicken und Rechnungen, die immer noch per Post eingehen, scannen Sie ein. Falls Ihr Steuerberater die Buchhaltung macht, wird er wahrscheinlich ohnehin die Bank-Kontoauszüge in digitaler Form von der Bank abholen. Wenn Sie selbst buchen, informieren Sie sich, wie Sie diese Datensätze digital importieren können, damit Sie sich das lästige und fehleranfällige Abtippen von Kontoauszügen sparen können.

Vorteile der Umstellung auf digital: Sie brauchen weniger Platz, Sie brauchen sich nicht großartig zu überlegen, wo Sie Papierrechnungen abhelfen, weil Sie diese einfach in der Reihenfolge abheften, wie sie kommen. Falls Sie etwas suchen, geht das viel schneller, weil Sie einfach die digitalen PDF-Dokumente durchsuchen statt zig Ordner. Falls Ihr Steuerberater die Buchhaltung macht, können Sie ihm die Rechnungen tagtäglich einscannen und übermitteln. Der Versand eines Ordners zum Steuerberater entfällt. Und Sie sparen Personal ein, weil viele unnütze Arbeitsabläufe entfallen.

Ein wichtiger Punkt, den man nicht verschweigen soll: Vielleicht haben Sie wenig EDV-affine (meist ältere) Mitarbeiter in der Buchhaltung, die froh sind, den Tag mit dem Abheften von Rechnungen und Kontoauszügen verbringen zu können. Diesen Mitarbeitern müssen Sie eine Perspektive aufzeigen, was diese nach der Umstellung auf digital bei Ihnen arbeiten sollen.

Übrigens: Die Finanzverwaltung wünscht von Ihnen ohnehin eine Verfahrensdokumentation (BMF, 14.11.14; Punkt 10.1), wie Sie mit Ihrer Software umgehen und wie die Abläufe mit Ausgangs- und Eingangsrechnungen sind. Nehmen Sie doch die Erstellung dieser Dokumentation zum Anlass, die Abläufe bei Ihnen zu hinterfragen und am besten gleich umzustellen auf digital. Wenn man den Papier-Unfug erst einmal dokumentiert, merkt man oft erst, wie viel Zeit man damit verschwendet. Machen Sie Schluss damit.

Fazit: Die Umstellung ist vorübergehend ein gewisser Aufwand. Moderne Steuerkanzleien können Ihnen dabei helfen. Langfristig haben Sie keine Nachteile und eine Menge von Vorteilen aus dieser Vorgehensweise.


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