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01.10.2019

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Ist eine Verfahrensdokumentation gesetzlich vorgeschrieben?

Die Finanzverwaltung ist der Meinung, dass für jedes Datenverarbeitungs- und Buchhaltungssystem „eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein muss, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungs-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.“ (BMF, 14.11.14, Rz 151)

Das ist nirgendwo gesetzlich vorgeschrieben: Die Richterin eines Finanzgerichts hat in einem Aufsatz festgestellt, was eigentlich klar war, aber trotzdem viele Finanzbeamte ärgern wird: Diese Verfahrensdokumentation ist nirgendwo gesetzlich vorgeschrieben. Wenn Sie keine machen, dürfen Ihnen daraus also keine Nachteile entstehen. Die Fokussierung der Finanzbehörden auf diesen formalen Blickwinkel sei rechtswidrig. (DB, 34/19, M 4)

Wir raten dennoch dazu: Machen Sie doch wenigstens eine oder zwei Seiten einer Dokumentation, dann müssen Sie den nächsten Betriebsprüfer nicht gleich zu Beginn der Prüfung mit der trotzigen Feststellung provozieren: „Nein, ich habe keine Verfahrensdokumentation, für so etwas habe ich keine Zeit.“

Die Verfahrensdokumentation sollte zwei Hauptteile haben:

  1. Teil eins sollte erläutern, wie der Rechnungsversand erfolgt, wie Rechnungen archiviert werden und wie der Rechnungseingang erfolgt und Rechnungen geprüft und verbucht werden. Denken Sie einfach einmal da­rüber nach, wie es bei Ihnen abläuft und das schreiben Sie dann auf.
  2. Teil zwei der Dokumentation sollte (falls Sie selber die Buchhaltung machen) eine Dokumentation der Software sein. Diese bekommen Sie von Ihrem Softwareanbieter. Wichtig: Sie müssen alle Versionen der Software im Zeitablauf dokumentieren. Falls Sie DATEV nutzen oder falls der Steuer­berater die Buchhaltung macht, sind Sie von dieser Aufgabe entledigt, weil die DATEV diese Beschreibungen vorhält bzw. es ansonsten sowieso in die Zuständigkeit Ihres Steuerberaters fällt.


Stilisieren Sie diese Aufgabe nicht zum Monster hoch: Es kursieren im Internet 60-seitige Verfahrensdokumentationen, die vielleicht für die BMW AG geeignet sind, aber niemals für einen kleinen Mittelständler. Manche machen aus dieser Aufgabe auch solch ein Monster, um eine Ausrede zu haben, gar nichts zu machen.

Fazit: Die Verfahrensdokumentation ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber trotzdem empfehlenswert, um den nächsten Betriebsprüfer nicht zu verärgern. Ein oder zwei Seiten sind immer noch besser als gar nichts.


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