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05.10.2010

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So können Sie Steuern sparen, ohne Geld auszugeben

Der Gesetzgeber zwingt Sie dazu, Buchhaltungsunterlagen zehn Jahre aufzubewahren. Dafür brauchen Sie Platz. Falls Sie die Unterlagen in einem separaten Raum verwahren, können Sie die Kosten dieses Raumes der nächsten 10 Jahre als gewinnmindernde Rückstellung in Ihrer Bilanz einbuchen und so das Finanzamt an den Kosten beteiligen, die es selbst verursacht.

So müssen Sie rechnen: Ermitteln Sie die Kosten dieses Raumes, wobei Sie Abschreibung, Miete, Reinigung, Heizung, Strom, Instandhaltung, Versicherung und Grundsteuer einbeziehen - außerdem die Abschreibung für Regale und Schränke. Des Weiteren berücksichtigen Sie etwaigen Einmalaufwand für die Einlagerung der bisher noch nicht korrekt archivierten Unterlagen.

Falls Sie eine Archiv-Software verwenden: Denken Sie an die Kosten für die Software, für die laufende Wartung, für die Datensicherung und für die Lesbarmachung dieser Datenbestände. Rechnen Sie auf diese Art und Weise die Kosten für ein Jahr aus.

Dann gehen Sie so vor: In Ihrer Bilanz bilden Sie eine Gewinn senkende Rückstellung in Höhe des 5,5-Fachen dieses Werts. Warum ausgerechnet Faktor 5,5? Manche der Unterlagen sind schon neun Jahre alt, und Sie müssen Sie nur noch ein Jahr aufheben. Andere wiederum sind ganz neu und müssen zehn Jahre aufgehoben werden. Im Durchschnitt beträgt die Aufbewahrungszeit also 5 ½ Jahre (10+1):2 = 5,5.


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