Checklisten und Rechner

Checkliste: Besprechungen effizient gestalten

Vorbereitung

• Ist die Besprechung vom Inhalt her wirklich notwendig?
• Gibt es eine eindeutige Zielsetzung? Welches Ziel soll erreicht werden?
• Welche Tagesordnungspunkte gibt es? In welcher Reihenfolge sollen sie behandelt werden?
• Welche Teilnehmer müssen ausgewählt werden und anwesend sein?
• Wollen Sie einen externen Moderator engagieren, der für den roten Faden sorgt?
• Wann soll die Besprechung stattfinden?
• Wie lange soll sie dauern?
• Welche Informationen muss jeder Teilnehmer im Vorfeld erhalten? Welches Informationsmaterial muss zusammengestellt werden? Wie müssen die Besprechungsinhalte aufbereitet werden?
• Müssen Verantwortliche für bestimmte Themen bestimmt werden, die z. B. über den aktuellen Stand berichten?
• Wie müssen sich die Teilnehmer auf die Konferenz vorbereiten?
• Sind alle Teilnehmer eingeladen?

Durchführung

• Bestimmen Sie den Leiter der Besprechung
• Begrüßen Sie die Teilnehmer und eröffnen Sie die Besprechung
• Stellen Sie Anlass, Ziel und Tagesordnungspunkte vor
• Legen Sie den Zeitplan fest und sagen Sie, wann die Besprechung beendet sein wird
• Bestimmen Sie den Protokollführer
• Legen Sie Methoden und Vorgehensweise fest
• Stellen Sie die gemeinsame Informationsbasis her
• Sammeln, ordnen und verdichten Sie Informationen und Standpunkte der Teilnehmer
• Trennen Sie Fakten von Meinungen
• Arbeiten Sie Alternativen heraus und bewerten Sie diese
• Halten Sie Zwischenergebnisse fest
• Führen Sie eine Entscheidung herbei und halten Sie diese fest
• Bestimmen Sie für jeden Tagesordnungspunkt die Maßnahmen, die zur Umsetzung erforderlich sind: Was ist zu tun?
• Verteilen Sie die Aufgaben: Wer übernimmt welche Aufgabe?
• Akzeptieren Sie Vertagungen nur in Ausnahmefällen
• Fassen Sie die Ergebnisse zusammen und beenden Sie die Besprechung
• Planen Sie nach der Besprechung Zeit für die Umsetzung der Beschlüsse ein und kontrollieren Sie die Umsetzung

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