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29.07.2013

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Prüfer berichten: Das sind häufige Fallen bei Rechnungen

Von diesen häufigen Umsatzsteuerfallen bei Rechnungen berichten Betriebsprüfer:

Bewirtungsrechnungen über 150 Euro
: Eine Bewirtungsrechnung über 150 Euro brutto muss zwingend an den Bewirtenden adressiert sein, und zwar durch den Gastwirt selbst. Genauso wie eine normale Rechnung über 150 Euro eben auch. Es nutzt wenig, sich über diese Bürokratie zu beschweren, so ist nun einmal die Gesetzeslage. (BFH, 18.04.12, X R 57/09, DStR 12, 1904)

Vorsteuerabzug verschwindet mit der Zeit - vor allem bei Tankstellen- und Gasthausrechnungen: Thermopapier bleicht nach ein bis drei Jahren aus, und der Inhalt ist nicht mehr zu lesen. Das ist Ihr Risiko: „Erst wenn im Rahmen von Außenprüfungen dem Grunde nach berechtigte Betriebsausgaben bzw. Vorsteuern nicht anerkannt werden, weil die Belege nicht mehr lesbar sind, wird das Problem offenkundig. In der Regel dürfte der Belegmangel dann nicht mehr heilbar sein. Die Folgen davon treffen die Rechnungsempfänger.“. Deshalb - auch wenn's lästig ist: Thermobelege kopieren und das Original auf die Kopie heften. Dann kann Ihnen das Verblassen der Quittungen egal sein. (Abschn. 14 b. 1 Abs. 5 Satz 3 UStAE)

Mehrwertsteuer bei Schlussrechnungen richtig ausweisen:
Manche Unternehmer sind hier nicht sattelfest. Doch das kann teuer werden: Wer auf Rechnungen doppelt Mehrwertsteuer ausweist, schuldet sie auch doppelt. Häufigster Fehler: Die Umsatzsteuer auf die Anzahlungen wurde in der Schlussrechnung nicht explizit negativ abgezogen. Dadurch schulden Sie diese gegenüber dem Finanzamt doppelt. Eine GmbH musste 2009 wegen dieser Fehler im Ergebnis über 86.000 Euro Zinsen nachzahlen (BFH, 19.03.09, V R 48/07, DStR 2009, 1144).

Vorsicht bei Rechnungen von der Ehefrau und sonstigen Strohmännern:
Rechnungen müssen immer von dem Unternehmer ausgestellt werden, der die Leistung erbringt. Rechnungen eines Strohmannes (oder einer Strohfrau) berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug. Falls der Rechnungsaussteller bei Ihnen nie unternehmerisch in Erscheinung getreten ist, kann Ihnen der Vorsteuerabzug aus mehreren Jahren gestrichen werden. Ein Geschäftsführer-Kollege berichtete uns, dass er deshalb bereits über 30.000 Euro Umsatzsteuer nachzahlen musste.

Vorsteuerabzug aus Übernachtungskosten von Mitarbeitern: Bis 150 Euro muss die Rechnung gar nicht adressiert sein, denn es handelt sich um eine so genannte Kleinbetragsrechnung nach § 33 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung. Wichtiger Unterschied: Ist die Rechnung (bis 150 Euro) gar nicht adressiert, haben Sie den Vorsteuerabzug. Ist die Rechnung aber an den Arbeitnehmer adressiert – auch unter 150 Euro – haben Sie keinen Vorsteuerabzug.

Gehen Sie auf Nummer sicher: Alle Rechnungen, egal, ob unter oder über 150 Euro sollten an Ihr Unternehmen adressiert sein. Wer die Rechnung bezahlt, ist egal. Der Mitarbeiter kann also durchaus selber bezahlen und sich das Geld später von Ihnen erstatten lassen.


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