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04.07.2011

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Wie hoch die Rückstellung für Aufbewahrung sein darf

Rückstellung für Aufbewahrung ist das 5,5-Fache der jährlichen Kosten: Geschäftsunterlagen müssen Sie zehn Jahre aufbewahren. Wenn Sie durch Ihr Archiv blicken, werden Sie dort 2001er-Unterlagen finden, die Sie nur noch ein Jahr aufbewahren müssen und solche von 2010, die Sie noch zehn Jahre aufbewahren müssen. Der Durchschnitt aus zehn und eins ist fünfeinhalb Jahre. Betragen Ihre jährlichen Kosten für das Archiv also z. B. 1.000 Euro (anteilige Miete Kellerraum, Heizung, Archivierungssoftware usw.), so können Sie eine Gewinn und Steuer mindernde Rückstellung von 5.500 Euro bilden.

Diese Methode hat nun auch den Segen des obersten Steuergerichts. (BFH, 18.01.11, X R 14/09, DStR 11, 662)

Übrigens: Hätten Sie Ihr Unternehmen z. B. erst vor fünf Jahren gegründet, müsste der Faktor nach dieser Formel dementsprechend höher liegen, nämlich bei 7,5 (zehn plus fünf geteilt durch zwei).


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